Digitale Netzwerktagung: Agieren statt reagieren
Im November kommen meist rund 180 Vertreterinnen und Vertreter der Bildungsinitiative "Haus der kleinen Forscher" in Berlin zusammen, um sich zwei Tage lang persönlich wiederzusehen und auszutauschen. Bereits im April entschied die Stiftung, die Netzwerktagung 2020 ins Digitale zu verschieben. Die Vorbereitung zeigt: Es gibt Chancen wie Risiken, und auf Catering muss nicht verzichtet werden.
Mit der Entscheidung, eine Veranstaltung in den digitalen Raum zu verschieben, deren Herzblut die persönliche Begegnung ist, stellte sich die Stiftung einer Herausforderung. Und so klar, wie diese Entscheidung getroffen wurde, so zahlreich waren auch die Fragen, die damit einhergingen. Wie machen wir das, wo wir doch viel mehr Erfahrung mit Präsenzveranstaltungen haben? Behalten wir unsere Ziele bei – auch, wenn sich die Teilnehmenden nicht persönlich treffen? Welche technischen Tools brauchen wir? Und wie binden wir Formate und Programmpunkte so ein, dass sie trotz allem noch ein großes Ganzes ergeben?
Dachte das Team anfangs noch, man müsste alles über Bord werfen, wurde schnell klar, dass Bewährtes aus den vergangenen Jahren durchaus übernommen werden kann. Ob Keynote Speaker, die Vernetzung unter den Teilnehmenden oder Austausch über aktuelle Themen – digital ist Vieles möglich, wenn man gewisse Aspekte beachtet.
Mut haben, Unterstützung suchen
Besonders weit auseinander gingen die Meinungen bezüglich der Dauer der Tagung. Nicht umsonst dauert sie normalerweise zwei Tage: In jedem Jahr gibt es viele Themen, die bewegen. Letztendlich wurde die absolute Zeit verkürzt und auf die bereits vorgesehenen zwei Tage aufgeteilt. Am ersten Veranstaltungstag werden alle Teilnehmenden fünf Stunden inklusive Mittagspause und am zweiten knapp vier Stunden zusammenkommen. Während des Programms wird es mehr und längere Pausen geben. Die Vorträge wurden in ihrer Länge und Ausrichtung ebenfalls genauer unter die Lupe genommen. Sie werden etwas kürzer sein und es wird mehr Freiraum für Fragen geben. Und auch beim Abendprogramm gab es große Fragezeichen. Sonst immer fester Bestandteil der Tagung, wird es 2020 statt eines abendfüllenden Programms eine digitale Lounge zum lockeren Netzwerken geben.
Der Gang in die digitale Welt bietet auch die Chance, Neues auszuprobieren und zu lernen: So unterstützt diesmal eine Agentur mit viel Expertise bei den digitalen Formaten. Sie gab bereits gute Impulse bei der Ausgestaltung des Programms und half dabei, die richtige Software-Plattform auszuwählen. Während der zwei Veranstaltungstage übernimmt die Agentur den technischen Support, sodass sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Moderation und Inhalte konzentrieren können. Die Plattform wiederum bietet zahlreiche Möglichkeiten zum intensiven Austausch und zur Vernetzung. Damit alle Teilnehmenden leicht in das Tool hineinfinden, erhalten sie vor dem offiziellen Start Login-Hilfestellung und werden in einer digitalen Lounge begrüßt.
Auch das Catering wird nicht vernachlässigt: Auf Tagungen legt die Stiftung großen Wert auf ein hochwertiges und nachhaltiges sowie rein vegetarisches Catering. Um bei der digitalen Tagung nicht auf Kulinarisches zu verzichten, erhalten alle Teilnehmenden im Vorfeld Food-Boxen. Dadurch soll nicht nur die Verpflegung sichergestellt, sondern auch ein Gemeinschaftsgefühl geschaffen werden. Was die Essenskisten beinhalten, wird an dieser Stelle natürlich noch nicht verraten.
Die (An-)Spannung bleibt
Die frühe Entscheidung, die Netzwerktagung im digitalen Raum stattfinden zu lassen, hat langfristig Planungssicherheit unabhängig vom Verlauf der Pandemie geschaffen, sowohl für die Teilnehmenden als auch für die Stiftung. Darüber hinaus entfallen lange Anfahrtswege, sodass sich womöglich sogar mehr Netzwerkkoordinatorinnen und -koordinatoren für eine Teilnahme entscheiden. Zusätzlich können weitere Zielgruppen wie Trainerinnen und Trainer, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ohne großen Mehraufwand einbezogen werden.
Anspannung bleibt dennoch: Können wir alle Teilnehmenden digital begeistern? Wird die Mischung an Themen, Formaten und Tools die Mehrheit dazu motivieren, bis zum Ende dabei zu bleiben? Und natürlich: Werden auch entlegenere Regionen ohne Unterbrechung online sein können? Einen Einblick in unsere Lernerfahrungen werden wir nach der Tagung hier im Blog geben.
