Corona-Pandemie: Katalysator für digitale Transformation?
Wenn plötzlich die gesamte Belegschaft von zu Hause arbeitet, ist das eine besondere Herausforderung für die interne IT. Besonders die Rufe nach neuen Software-Tools für alle möglichen Aufgaben erweisen sich als erstaunlich hartnäckig. Der IT-Teamleiter der Stiftung ordnet seine Gedanken.
Vor etwa zwei Jahren hat sich die Stiftung auf einen geordneten Weg in Richtung Digitalisierung gemacht, mit wohlüberlegten Strategien, schlauen Konzepten und schönen Roadmaps. Es gab einen durchdachten und sortierten Plan - und dann kam SARS-CoV-2 und hat vieles über den Haufen geworfen, vor allem die Pläne, die internen Prozesse der Stiftung auf nachhaltige digitale Füße zu stellen.
Die Kolleginnen und Kollegen arbeiten inzwischen fast durchgängig im Home Office. Das bringt ganz neue Anforderungen an Arbeitsweisen, Kommunikationswege und technische Ausstattung mit sich. Anforderungen, die in diesem Extrem noch nicht durchdacht wurden. Anforderungen, die hinsichtlich tatsächlicher fachlicher Notwendigkeit (und nicht nur Hipness) und vor allem Datenschutz geprüft werden müssen. Wenn Lösungen dann auch noch in der internen Infrastruktur eingeführt und betrieben werden soll, kommen außerdem Fragen zur Betriebssicherheit dazu: Wie muss beispielsweise Software konfiguriert und lizensiert werden, damit sie für alle Nutzerinnen und Nutzer einfach und störungsfrei installiert und genutzt werden kann?
Ein schwieriger Spagat
Solche Fragen zu beantworten ist das tägliche Brot von Datenschutz und IT, aber um seriöse (und am Ende auch rechtlich belastbare) Antworten liefern zu können, brauchen beide auch immer etwas Zeit – das ist jetzt, wo besonders viele Angebote und Anfragen auf unseren Schreibtischen liegen, nicht anders als sonst. Den Spagat hinzubekommen zwischen den gewünschten schnellen "Los-Geht’s"-Rückmeldungen an die Nutzenden und Prüfungen, die auch mal mit einem "Nein" verbunden sind, ist nicht immer leicht. Nicht leicht für Datenschutz und IT, die schnell als Bremser und Verhinderer wahrgenommen werden, und nicht leicht für die Nutzenden, die nicht so kommunizieren und arbeiten können, wie sie es gern wollen und im Privaten vielleicht auch gewohnt sind.
Dieses Dilemma können wir in der Stiftung nicht ohne weiteres auflösen. Oft stehen sich (gerade bei Produkten und Services aus den USA) Coolness und Usability, sowie Datenschutz und Compliance diametral gegenüber. Im Rahmen der uns zur Verfügung stehenden Ressourcen versuchen wir trotzdem immer, einen Weg zu finden. Manchmal drücken wir dafür sogar ein Auge zu.
Hilfreich oder nur cool?
Corona bietet gerade die Chance, die digitale Transformation schneller als gedacht voranzutreiben, denn jetzt müssen schnell Lösungen gefunden werden, um das verteilte Arbeiten so effektiv wie möglich zu gestalten. Innovative Programme können eingeführt und traditionelle Arbeitsweisen aufgebrochen werden, denn die Veränderungsbereitschaft ist aktuell – sicher auch etwas erzwungen – hoch.
Wer selbst Nutzerin oder Nutzer ist, kann uns aber auch helfen: Wir bauen darauf, dass bei der Vorauswahl schon kritisch geschaut wird, ob ein Programm tatsächlich einen echten Mehrwert gegenüber der derzeitigen Arbeits- und Kommunikationsweise liefert. Was ist hilfreich und was ist nur cool? Hier sind alle gefragt, einen Beitrag zu leisten, damit wirklich gute Tools schnell und rechtlich sauber genutzt werden können.
Chance auf schnelle Transformation
Datenschutz und IT können im Gegenzug wohlwollend prüfen, ohne dabei ihre Kernaufgaben (Daten schützen, Support leisten, die Infrastruktur betreiben und weiterentwickeln) zu vernachlässigen. Wir müssen sicherstellen, dass durch das permanente Einführen neuer Tools nicht ein Software-Wildwuchs entsteht, den niemand mehr überblickt und der letztlich langfristig nicht verwaltbar und finanzierbar ist.
Wenn wir gemeinsam ein gutes Mittelmaß finden sowie offen und ehrlich miteinander kommunizieren haben wir eine Chance auf schnelle Transformation mit nur wenig Chaos. Bisher hat es funktioniert.
